Zepsute oświetlenie na klatce schodowej, przeciekający dach, uszkodzony domofon czy zalana piwnica, to tylko niektóre z sytuacji, które mogą wymagać interwencji zarządcy wspólnoty mieszkaniowej. W takich momentach szybka i skuteczna komunikacja ma kluczowe znaczenie. Dlatego dziś podpowiadamy, jak prawidłowo zgłaszać usterki, aby zostały sprawnie rozpatrzone i jak najszybciej usunięte.
Dlaczego sposób zgłaszania ma znaczenie?
Wspólnota mieszkaniowa działa jak dobrze funkcjonująca maszyna, ale tylko wtedy, gdy każdy trybik, działa zgodnie z ustalonymi zasadami. Odpowiednio zgłoszona usterka, trafia do odpowiedniej osoby bez zbędnych opóźnień, zawiera komplet potrzebnych informacji, co przyspiesza diagnozę i naprawę, pozwala dokumentować problemy i działania naprawcze, co jest istotne np. przy zgłoszeniach gwarancyjnych czy reklamacyjnych.
W naszych wspólnotach respektujemy trzy podstawowe kanały zgłaszania usterek:
Zgłoszenia przez platformę internetową- to nasza preferowana forma kontaktu. Specjalna platforma internetowa pozwala wprowadzić zgłoszenie w sposób uporządkowany. Dzięki temu , zgłoszenie automatycznie trafia do odpowiedniego działu, system nadaje mu status, dzięki czemu można je śledzić, można załączyć zdjęcia lub dodatkowe dokumenty.
Ta forma pozwala zachować pełną historię usterek oraz przydzielonych wykonawców i terminów.
Zgłoszenia drogą mailową. Jeśli nie korzystasz z platformy lub masz trudności techniczne, wiadomość e-mail to również skuteczna forma zgłoszenia. Pamiętaj, aby zawrzeć: dokładny opis usterki (co się stało, gdzie, od kiedy), adres budynku i konkretne miejsce (np. klatka A, piętro 2), dane kontaktowe do siebie (na wypadek potrzeby doprecyzowania zgłoszenia), i najlepiej załączniki w formie zdjęć . Usterki zgłaszane mailem są regularnie odczytywane i rejestrowane przez zarządcę lub pracownika administracji.
Zgłoszenia telefoniczne – preferowane w nagłych przypadkach. Numer kontaktowy do zarządcy jest dostępny dla mieszkańców, jednak prosimy o korzystanie z niego wyłącznie w sprawach pilnych, takich jak: awaria instalacji wodno-kanalizacyjnej grożąca zalaniem, brak prądu w częściach wspólnych, uszkodzenia zagrażające bezpieczeństwu (np. oberwany balkon, zerwane drzwi wejściowe), pożar, zalanie z dachu, wybicie kanalizacji. W takich sytuacjach kontakt telefoniczny jest najszybszą i najbardziej odpowiednią formą, ale pamiętajmy, by po opanowaniu sytuacji, jeśli to możliwe, potwierdzić zgłoszenie mailowo lub przez platformę.
Jak dobrze opisać usterkę? Nie każdy z nas jest technikiem, ale są rzeczy, które znacząco pomagają w obsłudze zgłoszeń :
1. Lokalizacja usterki - podaj dokładny adres, klatkę, piętro, numer miejsca postojowego, itp.
2. Opis problemu – co się dzieje, jak często, czy sytuacja się powtarza.
3. Data zauważenia – od kiedy trwa problem lub kiedy został zaobserwowany.
4. Załącz zdjęcia – są bardzo pomocne. Nawet niewyraźne zdjęcie daje więcej niż sam opis.
5. Twoje dane kontaktowe – jeśli zgłoszenie wymaga doprecyzowania, dobrze mieć możliwość szybkiego kontaktu.
Po otrzymaniu zgłoszenia zostaje ono zarejestrowane w systemie lub w rejestrze zgłoszeń.
Pracownik zarządcy lub wykonawca ocenia charakter usterki, czy wymaga pilnej interwencji, wizji lokalnej, czy można ją zaplanować w ramach bieżących przeglądów. W miarę możliwości kontaktujemy się z mieszkańcem, zwłaszcza jeśli coś wymaga dostępu do lokalu lub dodatkowych informacji. Po naprawie zgłoszenie zostaje zamknięte-”zrealizowane”, a w systemie pozostaje ślad jego obsługi.
Warto też pamiętać, że nie każda awaria leży po stronie wspólnoty. Jeśli problem dotyczy instalacji wewnątrz lokalu (np. prywatne gniazdka, zawory, syfony), sprzętów AGD, które przeciekają lub zalały sąsiada, prywatnych drzwi wejściowych, okien, rolet, to odpowiedzialność spoczywa na właścicielu lokalu. Zarządca w takich przypadkach nie podejmuje interwencji, ale może wesprzeć np. wskazując sprawdzonego fachowca.
