• przygotowanie i organizacja zebrań Wspólnoty oraz sporządzanie odpowiedniej dokumentacji,
• prowadzenia i przechowywanie dokumentacji Wspólnoty,
• przygotowywanie pod względem formalno – merytorycznym umów zawieranych przez Wspólnotę z wykonawcami i dostawcami,
• dokonywanie czynności formalnych oraz czynności w zakresie postępowania administracyjnego, niezbędnych dla funkcjonowania Wspólnoty Mieszkaniowej,
• realizacja uchwał organów Wspólnoty dotyczących m.in. regulacji stanów prawnych, sposobów wykorzystywania nieruchomości wspólnej itp.,
• prowadzenie i aktualizacja wykazu lokali i mieszkańców,
• reprezentacja Wspólnoty na zewnątrz przed osobami fizycznymi, prawnymi, organami administracji państwowej i samorządowej zgodnie z ustawą o własności lokali,
• prowadzenie korespondencji z Właścicielami,
• wydawanie poświadczeń i zaświadczeń dotyczących lokali,
• przygotowywanie dla Wspólnoty umów na dostawę mediów do nieruchomości wspólnej,
• przygotowanie projektu rocznego planu gospodarczego nieruchomości, przygotowanie projektu planu pozyskiwania pożytków,
• doradztwo i pośredniczenie w zawieraniu umów ubezpieczenia części wspólnej nieruchomości (negocjowanie korzystnych pakietów dodatkowych),
• zbieranie ofert, przeprowadzanie procedury wyboru wykonawców i dostawców,
• zapewnienie obsługi prawnej,
• prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości, w tym książki obiektu budowlanego,
• zgodnie z wymogami prawa budowlanego,
• przygotowywanie zleceń określonych przepisami prawa kontroli technicznych i okresowych,
• przeglądów budynków i urządzeń stanowiących ich wyposażenie,
• bieżąca kontrola stanu technicznego nieruchomości,
• przygotowanie planów remontowych, wyszukiwanie wykonawców robót budowlanych,
• nadzór nad pracami firm wykonujących remonty i modernizacje, dokonywanie odbiorów prac z udziałem przedstawicieli Wspólnoty,

• prowadzenie bieżącej ewidencji zgłoszeń konserwacyjnych i terminów ich realizacji,
• pokonywanie odczytów wodomierzy w lokalach mieszkalnych,
• zapewnienie utrzymania porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku służących do wspólnego użytku oraz jego otoczenia,
• zapewnienie konserwacji urządzeń małej architektury, placów zabaw oraz pielęgnacji trawników, żywopłotów i drzewostanu,
• zapewnienie wywozu nieczystości stałych,
• zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania nieruchomości w okresie zimowym,
• zapewnienie na koszt Wspólnoty usług związanych z prawidłowym funkcjonowaniem urządzeń technicznych nieruchomości wspólnej ( domofony inne instalacje),
• realizacja remontów:
  • pozyskiwanie ofert potencjalnych wykonawców,
  • zlecenie wykonania projektu (jeżeli będzie wymagany),
  • realizowanie wybranej (poprzez przyjęcie uchwały) oferty,
  • zgłoszenie robót lub uzyskanie pozwolenia na budowę,
  • zawarcie umowy na wykonanie remontu,
  • nadzór nad wykonaniem robót budowlanych,
  • odbiór (ilościowy i jakościowy) wykonanych prac,
  • rozliczenie remontu.

Zakres czynności będzie uzależniony od stanu technicznego nieruchomości i wyposażenia w instalacje i urządzenia (systemy monitorowania, instalacje p-poż, własne kotły centralnego ogrzewania itp.)

• opracowanie planu finansowego wspólnoty (budżetu),
• oszacowanie przewidywanych kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości,
• oszacowanie przewidywanych kosztów związanych z planowanymi remontami,
• obliczenie zaliczek właścicieli na pokrycie planowanych kosztów z uwzględnieniem innych źródeł finansowania (pożytki i kredyty),
• prowadzenie ewidencji księgowej i pozaksięgowej,
• dekretacja i analiza dokumentów księgowych,
• analiza realizacji założeń planu finansowego w trakcie roku budżetowego (monitorowanie kosztów),
• opracowywanie sprawozdania finansowego wspólnoty mieszkaniowej ma koniec roku obrachunkowego obejmującego:
  • Wykazanie przychodów wraz z analizą ich pochodzenia
  • Wykazanie kosztów wraz z analizą ich powstawania
  • Wykazanie należności według poszczególnych dłużników
  • Wykazanie zobowiązań według poszczególnych wierzycieli – Wyliczenie wyniku finansowego
  • Wykazanie środków pieniężnych na koniec roku,
• rozliczenie wyniku finansowego wspólnoty mieszkaniowej,
• rozliczanie zaliczek na media i usługi świadczone na rzecz właścicieli,
• prowadzenie rozrachunków publiczno – prawnych,
• doręczanie wezwań płatniczych dłużnikom wspólnoty,
• pomoc w pozyskiwaniu dofinansowań, kredytów i pożytków,
• dla nowo powstałych Wspólnot puzyskanie NIP i REGON,
• archiwizowanie księgowych dokumentów źródłowych,
• pomoc w otwarciu rachunku bankowego Wspólnoty i dokonywanie rozliczeń poprzez ten rachunek w ramach udzielonego pełnomocnictwa,
• prowadzenie rozliczeń z dostawcami mediów,
• prowadzenie ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną,
• na życzenie Wspólnoty pełna obsługa finansowa nieruchomości, kontrola należności, rozliczenie dokonywanych wpłat,
• utrzymania czystości i porządku części wspólnej,
• windykacja należności powstałych w czasie realizacji umowy,
• naliczanie ustawowych lub uzgodnionych ze Wspólnotą odsetek za zwłokę, wysyłanie upomnień,
• dochodzenie na drodze sądowej należności od właścicieli na pokrycie kosztów zarządzania nieruchomością,
• prowadzenie obowiązkowej sprawozdawczości,

W ramach obsługi finansowej Wspólnota Mieszkaniowa po uchwaleniu zakresu prac remontowych lub inwestycji może sfinansować przedsięwzięcie poprzez:

• uzyskanie dotacji gminnych,
• uzyskanie dofinansowania w ramach programów unijnych,
• zaciągnięcie kredytu termomodernizacyjnego,
• zaciągniecie kredytu inwestycyjnego
• prowadzenie procedury przetargowej dla potrzeby realizacji inwestycji z funduszami zewnętrznymi

W ramach obsługi finansowej Aspect Nieruchomości przygotuje niezbędną dokumentację, złoży wnioski i po realizacji będzie prowadzić rozliczenie finansowe.

Obsługa prawna obejmuje organizację zastępstwa procesowego przed sądem oraz reprezentowanie wspólnoty mieszkaniowej na zewnątrz we wszystkich sprawach związanych z wykonywaniem czynności zarządu zwykłego w szczególności:

• wnoszenie pozwów o zapłatę należności wspólnoty mieszkaniowej przeciwko dłużnikom,
• dochodzenie zapłaty długu w drodze egzekucji komorniczych prawomocnych nakazów i wyroków,
• dochodzenie zapłaty długu w drodze sprzedaży lokalu dłużnika,
• weryfikacja stanu prawnego nieruchomości i korygowanie błędów takich jak:
  • błędne obliczenia udziałów w częściach wspólnych nieruchomości,
  • wykreślanie nienależnych hipotek,
  • stwierdzenie zasiedzenia części wspólnej nieruchomości,
  • korygowanie innych nieprawidłowości,
• odzyskiwanie części wspólnych nieruchomości (adaptacje strychów),